04/09/2019

La valeur ajoutée d’une distribution sûre du courrier

tips & tricks

Grâce à la numérisation en cours et à des régulations comme le RGPD, nous sommes de plus en plus conscients de la fréquence à laquelle nous confions des données confidentielles à des tiers. Pensez à votre adresse e-mail, votre nom, votre date de naissance ou votre adresse postale lorsque vous souhaitez télécharger ou consulter un document, par exemple.

Aujourd'hui, la vie privée et la protection des données à caractère personnel et confidentiel sont une pierre angulaire dans le monde numérique, mais aussi dans le traitement et la distribution du courrier. En effet, si vous choisissez d’externaliser le traitement de votre courrier, vous confiez votre courrier d'entreprise à un partenaire postal tiers. Il est donc important que vous teniez compte de quelques points essentiels pour garantir une distribution sûre du courrier. Nous les énumérons ici volontiers pour vous aider à choisir le partenaire d'externalisation le plus approprié.

Garantie d’intégrité des documents

Lorsque vous cherchez un partenaire externe pour traiter et distribuer votre courrier d’entreprise, il est important qu’il vous offre une garantie en matière d’intégrité des documents. Une gestion fiable des documents confidentiels est un must absolu, quelle que soit la solution postale que vous choisissez. Qu’il s’agisse d’employer les bonnes enveloppes, vignettes et sacs postaux ou de fournir un portail client sûr, vos données privées doivent toujours être considérées comme une priorité absolue.

Pour que vos données confidentielles restent protégées même en cas d'utilisation de solutions postales numériques, les entreprises postales utilisent des systèmes sécurisés. Chez Easypost, nous avons par exemple opté pour une plateforme hautement sécurisée sur laquelle vous pouvez envoyer vos documents afin que nous puissions les imprimer et les traiter pour vous. Vous ne devez pas vous inquiéter que des informations confidentielles deviennent soudainement accessibles à nos collaborateurs car tout le processus se déroule in-line. Personne n’a accès au contenu de vos envois.

Même quand vous envoyez des recommandés numériques, vos données à caractère personnel restent protégées. Les systèmes sécurisés avec authentification de l’expéditeur sont en effet de plus en plus courants et le processus d’envoi se déroule toujours de manière transparente.

Gestion transparente de votre courrier d'entreprise

Il est essentiel que les données à caractère personnel soient toujours bien protégées, mais il l'est tout autant que vous soyez informé à tout moment de la quantité de courrier d'entreprise envoyé, du statut des envois recommandés ou des colis postaux, etc. Il est donc préférable d'opter pour un partenaire postal professionnel qui garantit un processus transparent de traitement du courrier, par exemple à l'aide d'un portail client bien conçu. Certaines entreprises postales, comme Easypost, proposent un portail client vous permettant de consulter les accusés de réception de vos envois recommandés numériques ou de contrôler le statut de votre colis postal jusqu’à 10 ans après la date d'envoi. Ce portail client satisfait également à la législation RGPD en vigueur et est chiffré avec une clé de protection spécifique avec laquelle vous devez vous connecter. Vous avez ainsi la certitude que vous seul avez accès à vos données d’envoi.

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Contrôle de votre courrier d'entreprise et des dépenses associées

Le troisième critère pour une distribution sûre du courrier est un contrôle permanent de vos envois postaux et des dépenses y afférentes. Comme mentionné précédemment, de nombreux partenaires postaux externes travaillent avec un portail client particulièrement sécurisé afin de vous tenir au courant du traitement et de la distribution du courrier. Le portail sert également à vous donner un récapitulatif de la quantité de courrier mensuel de l’entreprise et de la facturation associée. Sur ce portail client, vous pouvez consulter vos factures détaillées et, dans certains cas, les scinder par département. Vous gardez ainsi en permanence un aperçu et un contrôle sur vos différentes dépenses postales. Une communication transparente fait en effet partie d’un service postal fiable.

Bien entendu, l’expertise, l’expérience et la ponctualité de votre partenaire postal contribuent également à une distribution sûre du courrier. La protection de vos données confidentielles reste cependant la priorité absolue.

Vous souhaitez de plus amples informations sur nos solutions et services postaux sûrs ? N’hésitez pas à nous contacter. Nous nous ferons un plaisir de vous fournir de plus amples informations sur le fonctionnement professionnel de notre entreprise postale.

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